Cómo cobrar una factura vencida en México, paso a paso

Si un cliente no te pagó una factura vencida, el orden que funciona es: primero un recordatorio, después el estado de cuenta completo, luego un requerimiento de pago por escrito con acuse, y si eso no basta, un convenio de reconocimiento de adeudo — antes de pensar en un juicio. Saltarte pasos y amenazar con demandar desde el primer día suele salir más caro y más lento que seguir el orden, porque cada paso deja un rastro que el siguiente necesita.

Aquí está cada paso, con lo que logra y el fundamento legal detrás.

Paso 1: un recordatorio, antes de que la relación se ponga tensa

La mayoría de las facturas vencidas no son un cliente que no quiere pagar: son un cliente que se le olvidó, que no revisó su correo o que espera a que alguien le insista. Un recordatorio simple —con el monto, el folio, los días de atraso y una forma clara de pagar— resuelve una parte enorme de la cartera vencida sin necesidad de ningún documento formal.

El error común aquí es mandarlo tarde o mandarlo una sola vez. Un recordatorio que sale el día del vencimiento y se repite con una cadencia definida cobra más que uno que se manda cuando por fin queda tiempo.

Paso 2: manda el estado de cuenta completo, no solo la factura

Si el cliente tiene varias facturas contigo, mandarle una por una es confuso y le da pretexto para pagar solo la que le conviene. El estado de cuenta consolidado —todas las facturas abiertas, su vencimiento, lo ya pagado, las notas de crédito aplicadas y el saldo total— quita la ambigüedad y suele destrabar pagos que llevaban semanas estancados solo porque nadie tenía claro cuánto se debía en total. Qué debe llevar exactamente y cómo mandarlo está en estado de cuenta para clientes: qué debe llevar y cómo mandarlo.

Paso 3: el requerimiento de pago por escrito, con acuse

Cuando el recordatorio y el estado de cuenta no funcionaron, el siguiente paso es un requerimiento de pago formal: una carta que ya no pide, exige, con un plazo concreto y un acuse de recibido. Cambia el tono de la conversación y, sobre todo, deja constancia por escrito de que se le reclamó el pago en una fecha determinada — algo que en muchos procedimientos conviene tener documentado.

Un matiz importante que conviene no confundir: un requerimiento que tú le mandas al deudor no interrumpe, por sí solo, la prescripción de la deuda. La interrupción, conforme al artículo 1041 del Código de Comercio, requiere un acto del propio deudor que reconozca la obligación — no una gestión de cobro de tu parte. El requerimiento sirve para presionar y para documentar; lo que mueve el plazo legal es el siguiente paso.

Paso 4: el convenio de reconocimiento de adeudo

Si el requerimiento tampoco funcionó, o si el adeudo es grande y lleva tiempo sin resolverse, conviene formalizarlo con un convenio de reconocimiento de adeudo firmado por el deudor. Este documento hace dos cosas a la vez:

• Interrumpe la prescripción por reconocimiento expreso de la obligación, conforme al art. 1041 CCom — el plazo se reinicia desde la fecha del convenio, no se retoma donde iba.
• Si además incluye un pagaré por el total reconocido, te da un título ejecutivo que la sola factura no tenía, lo que abre una vía judicial más directa si el asunto se complica más adelante.

Vale la pena recordar algo que casi nadie sabe: un pago parcial ya cuenta como reconocimiento tácito del adeudo y también interrumpe la prescripción, aunque no exista ningún convenio firmado. Si tu cliente te abonó algo, aunque sea poco, el plazo se reinició desde esa fecha.

Paso 5: si nada de eso funciona, la vía judicial

Aquí es donde más se confunde la gente: una factura, por sí sola, no es un título ejecutivo. Para cobrarla judicialmente hace falta ir a un juicio ordinario o oral mercantil, donde hay que probar toda la relación comercial —el pedido, la entrega, la factura, la falta de pago— y eso toma más tiempo.

Un pagaré firmado por el deudor sí es un título ejecutivo. Con él, la vía es la acción cambiaria, un procedimiento más rápido que un juicio ordinario. El límite que hay que cuidar aquí es el tiempo: esa acción cambiaria prescribe en tres años conforme al artículo 165, fracción I, de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, contados desde el vencimiento del pagaré. Es exactamente la razón por la que conviene documentar el adeudo con un pagaré en el paso 4, y no esperar a que la mora se alargue sin nada firmado. El detalle completo de estos plazos, con lo que los reinicia, está en cuándo prescribe una factura impagada en México.

Esta es la etapa donde ya no conviene improvisar: qué juicio te conviene, si vale la pena por el monto, y cómo redactar la demanda con el expediente que ya construiste en los pasos anteriores es trabajo de tu abogado, con el caso concreto en la mano.

Cuándo dar la factura por incobrable, en vez de seguir insistiendo

Si después de agotar la gestión de cobro la cuenta sigue sin pagarse, en algún momento conviene evaluar si califica como incobrable para efectos fiscales, en vez de seguir persiguiéndola indefinidamente. El artículo 27, fracción XV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta permite deducirla por «notoria imposibilidad práctica de cobro», con requisitos distintos según el adeudo esté arriba o abajo de 30,000 UDIS. El detalle completo de qué pide cada tramo y la fecha límite para la declaración informativa está en los requisitos para deducir una cuenta incobrable ante el SAT. Esta decisión la toma tu contador con el expediente completo, no antes.

Qué hacer hoy con tu cartera vencida

1. Ordena tu cartera por días de atraso y separa lo recién vencido — candidato a un recordatorio— de lo que ya lleva semanas sin respuesta.
2. Manda el estado de cuenta consolidado a quien tiene varias facturas abiertas, no factura por factura.
3. Documenta cada gestión con fecha: cuándo mandaste el recordatorio, cuándo el requerimiento, si hubo respuesta. Ese expediente es lo que respalda cualquier paso posterior, incluida una eventual deducción fiscal.
4. Antes de que un adeudo grande se estanque más, busca el convenio de reconocimiento de adeudo con pagaré — es la herramienta que más protege tu posición si el asunto se complica.

Nada de esto sustituye la revisión de tu abogado sobre el caso concreto. Kobsi avisa y documenta; la decisión de cómo actuar sobre cada cuenta es tuya.

Qué de esto automatiza Kobsi, y qué sigue siendo tuyo

Los primeros dos pasos —el recordatorio y el estado de cuenta— son justo lo que Kobsi hace por ti sin que tengas que acordarte cada mañana: el correo sale solo con la cadencia que definas, con el monto, los días de atraso y el link para pagar, y el WhatsApp sale de un clic, con el mensaje ya escrito, cuando tú decides mandarlo. El estado de cuenta se manda desde la ficha de cada cliente y queda registrado si lo abrió.

De ahí para adelante, cada factura tiene su propio semáforo de prescripción, calculado con el fundamento legal citado, que te avisa cuánto tiempo te queda antes de perder la vía de cobro — y si hay un pago parcial, recalcula el plazo solo. Cuando conviene formalizar un adeudo, Kobsi genera el convenio de reconocimiento y el pagaré que lo acompañan, listos para firma. Lo que Kobsi no hace —y no debe hacer— es decidir por ti si conviene demandar o dictaminar tu caso: eso siempre es de tu abogado. Puedes ver el recordatorio, el estado de cuenta y el semáforo funcionando con tu propia cartera, sin tarjeta, durante 14 días, o ver el video de la demo primero.